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在正规的工作条件下,档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。
要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件,是指没有经过收发登记的文件,是无据可查的文件,主要包括:领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料;机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件;各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表;重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿;有些不经过收发、却是本单位业务活动,直接由单位领导“亲启”的文件材料等。
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档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件,在这种情况下就必须对档案进行全过程的归档信息录入工作,包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号,编制案卷目录,等等。
零散文件的归档信息录入。
我国档案室、档案馆的整理工作一般属于上述种情况,但后面两种情况也经常出现,因此,档案工作人员仍需熟悉和掌握整个档案整理程序。
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收集工作为档案利用工作提供信息资源,是档案工作的“活水”,是基础的环节。
档案的利用
档案的利用又称为利用服务,是直接体现档案管理目的的具体工作。其基本任务是将档案直接或间接地提供给利用者,地满足社会各方面对档案的利用需求。其意义与价值有两个:一是直接实现档案价值,使档案发挥其应有的作用;二是沟通档案工作与社会各方面的联系,检验评价档案管理工作的总体状况、水平和工作成效。
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