如何做好档案文件的归档整理工作,下面【河南缮文档案管理有限公司】来带大家了解一下。
文件归档工作是按一定周期进行的,可能是一年,也可能是一个季度,因此进行归档工作时,首先要以年或者季度为单位,将所有文件收集齐全,确保后期归档工作顺利进行。
一般来说,没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存,此类文件可以首先剔除并进行销毁,剩余文件则可根据本关于文件归档管理的具体要求进行筛选。筛选工作完成后,档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类,再按照上下级的隶属关系进行纵向排列,无法划分级别的文件,可酌情与本部门文件并列归档。
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归档信息录入工作是整个档案管理工作的基础,对其他档案工作环节有着很大的影响。
(1)会议文件,包括本机关召开各种会议文件材料,包括组()会议、行政领导办公会、全局性工作会议、会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议,领导外出开会带回的会议文件材料。
(2)本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单,本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
(3)合同、协议、出版物原稿(附原本)
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归档信息录入,是通过一系列手段,将收集来的档案科学地组织,使之条理化和系统化。
档案的整理必须便于保管和利用。
一般情况下,档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上,采用更简洁有效的方法使整理的档案便于保管和利用。
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